Jednak w chwili obecnej nie jest to już konieczne, bo w ostatnim czasie regulacje prawne zaczęły dopasowywać się do współczesnych możliwości technologicznych i ewidencja cyfrowa przy wypełnieniu paru warunków będzie jak najbardziej możliwa i dopuszczalna. Rzecz jasna będzie też dużo bardziej wygodna, bo z firmowego archiwum bez problemów będą mogły zniknąć najróżniejsze pudła z fakturami, rachunkami i raportami. Oczywiście przejście na archiwizację elektroniczną będzie się wiązało z koniecznością wdrożenia jakiegoś systemu i przeprowadzenia zmian w organizacji firmy. Będą z tym związane pewne koszty, lecz zalety takiego rozwiązania są tak duże, że bardzo szybko poniesione wydatki się zwrócą, a firma będzie pracować efektywniej i wydajniej.
Obecnie większość oferowanych systemów typu ERP umożliwia prowadzenie kompleksowej archiwizacji dokumentów pod postacią cyfrową.
Możliwa jest więc pełna obsługa faktur w wersji cyfrowej, łącznie z przesyłaniem ich klientom przy pomocy poczty elektronicznej, i przesyłanie wszystkich deklaracji do odpowiednich urzędów. Dzięki temu, że praktycznie wszystkie kopie faktur będą dostępne z poziomu programu, to nie trzeba będzie ich drukować w każdym przypadku i gromadzić w pudłach. Dla celów podatkowych powinno wystarczyć, jeżeli kopia (drukarki gorzów) tych wydruków będzie przechowywana na dysku lub płycie CD, a w przypadku kontroli szybko można będzie do tych danych sięgnąć. Wiele programów pozwala również na rejestrację i archiwizację wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy to będą faktury zakupowe, oferty czy na przykład zamówienia. Przez to, że przechowuje się je pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy, oprócz tego ma się dużo więcej kontroli nad tym, kiedy i kto realizował jakieś operacje na nich.